Anexo 1. Sistema interno de información

SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN (SII) Y DEFENSA DEL INFORMANTE

1. Introducción

El 21 de febrero de 2023 se publicó en el Boletín Oficial del Estado la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. Con la aprobación de esta ley se incorpora al Derecho español la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, relativa a la protección de las personas que informen sobre infracciones del Derecho de la Unión.

La referida Ley 2/2023, de conformidad con la Directiva, tiene como finalidad la protección de las personas que en un contexto laboral o profesional detecten determinadas infracciones normativas y lo comuniquen a través de los Canales Internos de Información que deberán habilitarse al respecto, otorgando una protección adecuada frente a cualquier tipo de represalias.

RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L, dispone de un Canal Interno de Información/ Sistema Interno de Información que es la vía de comunicación corporativa destinada a facilitar de forma segura, confidencial y, en su caso, anónima, sobre posibles incumplimientos en relación con las pautas y conductas reguladas de cualquier infracción de la normativa que resulte de aplicación.

Este Canal es el medio preferente y adecuado para denunciar, entre otras, posibles conductas delictivas, corruptas o de vulneración de las normas, contra las que RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L mantiene un compromiso expreso de tolerancia cero.

2. Definiciones.

A los efectos de la presente regulación se entenderá por:

Informante: persona física o jurídica que haya obtenido información sobre infracciones en un contexto laboral o profesional y que las pongan en conocimiento de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L, comprendiendo en todo caso las previstas en el artículo 3 apartados 1 y 2 de la Ley 2/2023.

Persona afectada: persona física a la que se atribuye por el informante la comisión de las infracciones a las que se refiere el artículo 2 de la Ley 2/2023. También se considerarán personas afectadas, las que, sin haber sido objeto de información por el informante, a través de los actos de instrucción del procedimiento se haya tenido conocimiento de la presunta comisión por parte de éstas de las infracciones antes referenciadas.

Terceros: personas físicas que pueden tener conocimiento de aspectos relacionados con la infracción informada, ya sea como testigo directo o indirecto y que puede aportar información al procedimiento.

Sistema Interno de Información (SII): es el cauce de información establecido por RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L para informar sobre las acciones u omisiones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023, con las funciones y contenidos recogidos en el artículo 5.2 de dicha norma. Incluye el Canal Interno de Información y el Sistema de Gestión de la Información.

Canal Interno de Información: el canal específicamente habilitado por RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L para recibir la información. Las informaciones recibidas por cualquier medio en RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L, relacionadas con el objeto de este procedimiento, se remitirán al Canal Interno de Información, que se crea en RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L bajo la administración del Responsable del Sistema Interno de Información de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L.

Sistema de Gestión de la Información: plataforma tecnológica integrada en el Sistema Interno de Información, cuya finalidad es la llevanza, registro y conservación de las actuaciones que tengan lugar como consecuencia de la presentación de una información a la que sea aplicable la Ley 2/2023.

3. Ámbito material de aplicación

El artículo 2.1 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción protege a quienes alerten acerca de determinadas categorías de vulneraciones del ordenamiento jurídico tales como:

• Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea.
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave para la Hacienda Pública y la Seguridad Social.

El cumplimiento normativo es responsabilidad de todos y cada uno de los miembros de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L. En este sentido, concurre el deber de informar sobre cualquier hecho conocido que pueda constituir delito, fraude e irregularidad.

4. Ámbito personal de aplicación

Cualquiera de las personas enumeradas en el artículo 3 de la Ley 2/2023, así como cualquier persona ajena a la empresa que sea conocedora de la existencia de un incumplimiento normativo.

Serán objeto de recepción, tramitación y seguimiento las informaciones recibidas de las personas informantes que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones en el contexto laboral o profesional de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L comprendiendo en todo caso:

• Las personas que tengan la condición de trabajadores o trabajadoras por cuenta ajena.
• Las personas autónomas.
• Las personas accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
• Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
• Las personas informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquéllos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

Las medidas de protección del informante previstas en el título VII también se aplicarán, en su caso, a:

• Los representantes legales de las personas trabajadoras en el ejercicio de sus funciones de asesoramiento y apoyo al informante.
• Personas físicas que, en el marco de la organización en la que preste servicios el informante, asistan al mismo en el proceso.
• Personas físicas que estén relacionadas con el informante y que puedan sufrir represalias, como compañeros de trabajo o familiares del informante.
• Personas jurídicas, para las que trabaje o con las que mantengan cualquier otro tipo de relación en un contexto laboral o en las que ostente una participación significativa.

5. Características del Sistema Interno de Información.

Con el objetivo de que el sistema sea efectivo, RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L velará porque cumpla con todos los requisitos establecidos en la Ley 2/2023. Entre ellos, cabe destacar:

• Permitir a todas las personas incluidas en el ámbito personal de aplicación de la Ley comunicar información sobre las infracciones previstas en el artículo 2 de la Ley 2/2023.
• Garantizar la confidencialidad de la identidad de la persona informante, así como de cualquier tercero mencionado en la comunicación y de las actuaciones que se desarrollen en la gestión y tramitación de la misma, así como la protección de datos, impidiendo el acceso de personal no autorizado.
• Permitir la presentación de la información por escrito, o verbalmente, o de ambos modos.
• Garantizar que las comunicaciones presentadas puedan tratarse de manera efectiva dentro de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. Lcon el objetivo de que sea la propia entidad la primera en conocer la posible irregularidad.
• Ser independiente y aparecer diferenciado respecto de los sistemas de información de otras entidades.
• Contar con un Responsable del Sistema, en los términos previstos en el artículo 8 de la Ley 2/2023.
• Contar con un procedimiento de gestión de las informaciones recibidas.
• Establecer las garantías para la protección de las personas informantes conforme a la Ley 2/2023.

El procedimiento de gestión de informaciones ha sido aprobado por RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L y es accesible en el siguiente enlace: https://www.rsanrafael.com/canal-informante/

6. Creación del Canal Interno de Información

El Canal Interno de Información de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L se integra en el Sistema Interno de Información y permite la presentación de información respecto de las infracciones previstas en la Ley.

A través del canal se podrán realizar comunicaciones por escrito o verbalmente, o de las dos formas. La información se podrá comunicar por escrito, bien a través de correo postal o a través del canal habilitado al efecto, o verbalmente, por vía telefónica o a través de sistema de mensajería de voz. A solicitud de la persona informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial dentro del plazo máximo de siete días.

El Canal Interno de Información permite la presentación y posterior tramitación e intercambio de comunicaciones anónimas, si así lo decide la persona informante.

El Canal Interno de Información se encuentran en la página web de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L y es accesible en el siguiente enlace: 

7. Responsable del Sistema Interno de Información

La persona Responsable del Sistema de Información es designada por la Dirección de la empresa. La designación ha de ser notificada a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), de conformidad con lo previsto en el artículo 8.3 de la Ley 2/2023, o en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas en el plazo de diez días desde su designación. También se notificarán eventualmente, en el mismo plazo, sus ceses, dimisiones y las razones que los justifican.

La persona Responsable del Sistema deberá́ desarrollar sus funciones de forma independiente y autónoma respecto del resto de los órganos de la entidad, no podrá́ recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá́ disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo.

8. Canales externos de información

Toda persona física que lo desee puede presentar su información a través de:

• Canal externo de información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), al que la Ley dedica el Título III. (En la actualidad pendiente de que éste sea habilitado)
• Canal Externo de Denuncias de la Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción: https://buzon.antifraudeandalucia.es.
• Canal de denuncias del Mecanismo para la Recuperación y Resiliencia:

https://planderecuperacion.gob.es/buzon-antifraude-canal-de-denuncias-del-mecanismo-para-la-recuperacion-y-resiliencia

Página web por la que se accede al buzón antifraude en relación con la utilización de fondos de recuperación europeos.

9. Medidas de protección del informarte/ denunciante y personas afectadas

De acuerdo con el Título VII “Medidas de protección” de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, el Sistema Interno de Información garantizará que las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción gocen de medidas de protección.

Deber de actuar de buena fe. Las comunicaciones formuladas de mala fe o intencionadamente falsas podrán dar lugar a la adopción por parte de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L de las medidas que, en su caso, se consideren oportunas contra el informante y a la no aplicabilidad de las medidas de protección contra las represalias.

Condiciones de protección

1. Las personas que comuniquen o revelen infracciones de las previstas en el apartado 2 tendrán derecho a protección siempre que concurran las circunstancias siguientes:
2. Tengan motivos razonables para pensar que la información referida es veraz en el momento de la comunicación o revelación, aun cuando no aporten pruebas concluyentes, y que la citada información entra dentro del ámbito de aplicación de la ley.
3. La comunicación o revelación se haya realizado conforme a los requerimientos previstos en la ley.
4. Quedan expresamente excluidos de la protección prevista en esta ley aquellas personas que comuniquen o revelen:
5. Informaciones contenidas en comunicaciones que hayan sido inadmitidas por algún Canal Interno de Información o por la Autoridad Independiente.
6. Informaciones vinculadas a reclamaciones sobre conflictos interpersonales o que afecten únicamente al informante y a las personas a las que se refiera la comunicación o revelación.
7. Informaciones que ya estén completamente disponibles para el público o que constituyan meros rumores.
8. Informaciones que se refieran a acciones u omisiones no comprendidas en el artículo 2 de la Ley 2/2023.
9. Las personas que hayan comunicado o revelado públicamente información sobre acciones u omisiones de forma anónima pero que posteriormente hayan sido identificadas y cumplan las condiciones previstas en la ley, tendrán derecho a la protección que la misma contiene.
10. Las personas que informen ante las instituciones, órganos u organismos pertinentes de la Unión Europea infracciones que entren en el ámbito de aplicación de la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 23 de octubre de 2019, tendrán derecho a protección con arreglo a lo dispuesto en la ley en las mismas condiciones que una persona que haya informado por canales externos.

Prohibición de represalias

1. Se prohíben expresamente los actos constitutivos de represalia, incluidas las amenazas de represalia y las tentativas de represalia contra las personas que presenten una comunicación conforme a lo previsto en la ley.
2. Se entiende por represalia cualesquier acto u omisión que esté prohibido por la ley, o que, de forma directa o indirecta, suponga un trato desfavorable que sitúe a las personas que la sufren en desventaja particular con respecto a otra en el contexto laboral o profesional, solo por su condición de informantes, o por haber realizado una revelación pública.
3. A los efectos de lo previsto en la ley, y a título enunciativo, se consideran represalias las que se adopten en forma de:
4. Suspensión del contrato de trabajo, despido o extinción de la relación laboral o estatutaria, incluyendo la no renovación o la terminación anticipada de un contrato de trabajo temporal una vez superado el período de prueba, o terminación anticipada o anulación de contratos de bienes o servicios, imposición de cualquier medida disciplinaria, degradación o denegación de ascensos y cualquier otra modificación sustancial de las condiciones de trabajo y la no conversión de un contrato de trabajo temporal en uno indefinido, en caso de que el trabajador tuviera expectativas legítimas de que se le ofrecería un trabajo indefinido; salvo que estas medidas se llevaran a cabo dentro del ejercicio regular del poder de dirección al amparo de la legislación laboral o reguladora del estatuto de la legislación laboral, por circunstancias, hechos o infracciones acreditadas, y ajenas a la presentación de la comunicación.
5. Daños o pérdidas económicas, coacciones, intimidaciones, acoso u ostracismo.
6. Evaluación o referencias negativas respecto al desempeño laboral o profesional.
7. Inclusión en listas negras o difusión de información en un determinado ámbito sectorial, que dificulten o impidan el acceso al empleo o la contratación de obras o servicios.
8. Denegación o anulación de una licencia o permiso.
9. Denegación de formación.
10. Discriminación, o trato desfavorable o injusto.
11. La persona que viera lesionados sus derechos por causa de su comunicación o revelación una vez transcurrido el plazo de dos años podrá solicitar la protección de la autoridad competente que, excepcionalmente y de forma justificada, podrá extender el período de protección, previa audiencia de las personas que pudieran verse afectados.
12. Los actos administrativos que tengan por objeto impedir o dificultar la presentación de comunicaciones y revelaciones, así como los que constituyan represalia o causen discriminación tras la presentación de aquellas al amparo de la ley, serán nulos de pleno derecho y darán lugar, en su caso, a medidas correctoras disciplinarias o de responsabilidad, pudiendo incluir la correspondiente indemnización de daños y perjuicios al perjudicado.

Medidas de protección frente a represalias

1. No se considerará que las personas que comuniquen información sobre las acciones u omisiones recogidas con la Ley 2/2023 o que hagan una revelación pública de conformidad con la ley 2/2023, hayan infringido ninguna restricción de revelación de información, y aquellas no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo en relación con dicha comunicación o revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública de dicha información era necesaria para revelar una acción u omisión en virtud de dicha ley, todo ello sin perjuicio de lo dispuesto en las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral. Esta medida no afectará a las responsabilidades de carácter penal.

Lo previsto en el párrafo anterior se extiende a la comunicación de informaciones realizadas por los representantes de las personas trabajadoras, aunque se encuentren sometidas a obligaciones legales de sigilo o de no revelar información reservada. Todo ello sin perjuicio de las normas específicas de protección aplicables conforme a la normativa laboral.

2. Los informantes no incurrirán en responsabilidad respecto de la adquisición o el acceso a la información que es comunicada o revelada públicamente, siempre que dicha adquisición o acceso no constituya un delito.
3. Cualquier otra posible responsabilidad de los informantes derivada de actos u omisiones que no estén relacionados con la comunicación o la revelación pública o que no sean necesarios para revelar una infracción en virtud de la ley será exigible conforme a la normativa aplicable.
4. En los procedimientos ante un órgano jurisdiccional u otra autoridad relativos a los perjuicios sufridos por los informantes, una vez que el informante haya demostrado razonablemente que ha comunicado o ha hecho una revelación pública de conformidad con la ley y que ha sufrido un perjuicio, se presumirá que el perjuicio se produjo como represalia por informar o por hacer una revelación pública. En tales casos, corresponderá a la persona que haya tomado la medida perjudicial probar que esa medida se basó en motivos debidamente justificados no vinculados a la comunicación o revelación pública.
5. En los procesos judiciales, incluidos los relativos a difamación, violación de derechos de autor, vulneración de secreto, infracción de las normas de protección de datos, revelación de secretos empresariales, o a solicitudes de indemnización basadas en el derecho laboral o estatutario, los informantes no incurrirán en responsabilidad de ningún tipo como consecuencia de comunicaciones o de revelaciones públicas protegidas por la misma. Dichas personas tendrán derecho a alegar en su descargo y en el marco de los referidos procesos judiciales, el haber comunicado o haber hecho una revelación pública, siempre que tuvieran motivos razonables para pensar que la comunicación o revelación pública era necesaria para poner de manifiesto una infracción en virtud de la ley 2/2023.

Medidas de protección de la persona afectada

Durante la tramitación del expediente las personas afectadas por la comunicación tendrán derecho a:  

1. A ser informadas a la mayor brevedad posible de la información que les afecta.
2. Al honor y a la intimidad.
3. A la presunción de inocencia, y a usar todos los medios válidos en derecho para su defensa.
4. A ser asistidas por abogado.
5. Al acceso a las actuaciones que se siguen contra ellos, sin perjuicio de las limitaciones temporales que se pueden adoptar para garantizar el resultado de las actuaciones.
6. A la preservación de su identidad, frente a cualquier persona ajena al Responsable del Sistema Interno de Información.
7. A la protección de sus datos personales.
8. A la confidencialidad de las comunicaciones.

• Supuestos de exención y atenuación de la sanción

1. Cuando una persona que hubiera participado en la comisión de la infracción administrativa objeto de la información sea la que informe de su existencia mediante la presentación de la información y siempre que la misma hubiera sido presentada con anterioridad a que hubiera sido notificada la incoación del procedimiento de investigación o sancionador, el órgano competente para resolver el procedimiento, mediante resolución motivada, podrá eximirle del cumplimiento de la sanción administrativa que le correspondiera siempre que resulten acreditados en el expediente los siguientes extremos:
2. Haber cesado en la comisión de la infracción en el momento de presentación de la comunicación o revelación e identificado, en su caso, al resto de las personas que hayan participado o favorecido aquella.
3. Haber cooperado plena, continua y diligentemente a lo largo de todo el procedimiento de investigación.
4. Haber facilitado información veraz y relevante, medios de prueba o datos significativos para la acreditación de los hechos investigados, sin que haya procedido a la destrucción de estos o a su ocultación, ni haya revelado a terceros, directa o indirectamente su contenido.
5. Haber procedido a la reparación del daño causado que le sea imputable.
6. Cuando estos requisitos no se cumplan en su totalidad, incluida la reparación parcial del daño, quedará a criterio de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), previa valoración del grado de contribución a la resolución del expediente, la posibilidad de atenuar la sanción que habría correspondido a la infracción cometida, siempre que la persona informante o autora de la revelación no haya sido sancionada anteriormente por hechos de la misma naturaleza que dieron origen al inicio del procedimiento.
7. La atenuación de la sanción podrá extenderse al resto de los participantes en la comisión de la infracción, en función del grado de colaboración activa en el esclarecimiento de los hechos, identificación de otros participantes y reparación o minoración del daño causado, apreciado por el órgano encargado de la resolución.
8. La Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, excluye de lo dispuesto en este apartado a las infracciones establecidas en la Ley 15/2007, de 3 de julio, de Defensa de la Competencia.

10. Medidas para la protección de los datos personales de las personas afectadas

Los tratamientos de datos personales que deriven de la aplicación de la Ley 2/2023 se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales y en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.

El Sistema Interno de Información debe impedir el acceso no autorizado y preservar la identidad y garantizar la confidencialidad de los datos correspondientes a las personas afectadas y a cualquier tercero que se mencione en la información suministrada especialmente la identidad del informante en caso de que se hubiera identificado. La identidad del informante solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la Autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora, y estos casos estarán sujetos a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable.

Si la información recibida contuviera categorías especiales de datos personales, sujetos a protección especial, se procederá a su inmediata supresión, salvo que el tratamiento sea necesario por razones de un interés público esencial conforme a lo previsto en el artículo 9.2.g) del RGPD, según dispone el artículo 30.5 de la Ley 2/ 2023.

En todo caso, no se recopilarán datos personales cuya pertinencia no resulte manifiesta para tratar una información específica o, si se recopilan por accidente, se eliminarán sin dilación indebida.

En todo caso, transcurridos 3 meses desde la recepción de la comunicación sin que se hubiesen iniciado actuaciones de investigación, deberá procederse a su supresión, salvo que la finalidad de la conservación sea dejar evidencia del funcionamiento del sistema.

Las comunicaciones a las que no se haya dado curso solamente podrán constar de forma anonimizada, sin que sea de aplicación la obligación de bloqueo prevista en el artículo 32 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre.

La cláusula de protección de datos ha sido aprobada por RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L y es accesible en el siguiente enlace: https://www.proteccióndedatos.almeriacalidad/

11. Publicidad

RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L ha publicado a través de carteles informativos en la entidad y en su página web toda la información relativa al uso del Canal Interno de Información, Sistema Interno de Información implantado, Procedimiento de Gestión de Informaciones/ Denuncias, así como sobre los Derechos de las Personas Informantes y otros contenidos mínimos como las condiciones para poder acogerse a la protección en virtud de la Ley, los datos de contacto para los canales externos de información, el régimen de confidencialidad aplicable a las comunicaciones y, en particular, la información sobre el tratamiento de los datos personales o los datos de contacto de la Autoridad Independiente de Protección del Informante, (A.A.I.) o de la autoridad u organismo competente de que se trate.

12. Revisión de políticas y procedimientos

RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L revisará, al menos, cada tres años y, en su caso, modificará la política sobre los principios generales del Canal Interno de Información, Sistema Interno de Información y defensa del informante, y su procedimiento de gestión de la información. Las modificaciones que se realicen serán asimismo objeto de publicación en la web de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L.