Anexo 2. Procedimiento de gestión de informaciones

PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE INFORMACIONES

1. Finalidad

El Canal Interno de Información es la vía de comunicación interna que a modo de buzón o cauce pone en marcha RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L para la recepción de las informaciones respecto de las acciones u omisiones previstas en la Ley y está integrado en el Sistema Interno de Información de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L.

Dicho canal tiene por finalidad servir de medio preferente de recepción de la información, siempre que se pueda tratar de manera efectiva internamente la infracción, para que los posibles casos de fraude y otras irregularidades, dentro del ámbito de aplicación de la Ley y que afecten a las competencias de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L, sean conocidos cuanto antes por los responsables del mismo, ya que es preferible que la información sobre prácticas irregulares se conozca por la propia empresa para corregirlas o reparar lo antes posible los daños, si bien será el informante el que valore qué cauce seguir, Interno o Externo, según las circunstancias y los riesgos de represalias que considere.

2. Ámbito material de aplicación

El artículo 2.1 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción protege a quienes alerten acerca de determinadas categorías de vulneraciones del ordenamiento jurídico tales como:

• Cualesquiera acciones u omisiones que puedan constituir infracciones del Derecho de la Unión Europea.
• Acciones u omisiones que puedan ser constitutivas de infracción penal o administrativa grave o muy grave para la Hacienda Pública y la Seguridad Social.

El cumplimiento normativo es responsabilidad de todos y cada uno de los miembros de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L. En este sentido, concurre el deber de informar sobre cualquier hecho conocido que pueda constituir delito, fraude e irregularidad.

3. Ámbito personal de aplicación

Cualquiera de las personas enumeradas en el artículo 3 de la Ley 2/2023, así como cualquier persona ajena a la empresa que sea conocedora de la existencia de un incumplimiento normativo.

Serán objeto de recepción, tramitación y seguimiento las informaciones recibidas de las personas informantes que trabajen en el sector privado o público y que hayan obtenido información sobre infracciones en el contexto laboral o profesional de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L comprendiendo en todo caso:

1. Las personas que tengan la condición de trabajadores o trabajadoras por cuenta ajena.
2. Las personas autónomas.
3. Las personas accionistas, partícipes y personas pertenecientes al órgano de administración, dirección o supervisión de una empresa, incluidos los miembros no ejecutivos.
4. Cualquier persona que trabaje para o bajo la supervisión y la dirección de contratistas, subcontratistas y proveedores.
5. Las personas informantes que comuniquen o revelen públicamente información sobre infracciones obtenida en el marco de una relación laboral o estatutaria ya finalizada, voluntarios, becarios, trabajadores en periodos de formación con independencia de que perciban o no una remuneración, así como a aquéllos cuya relación laboral todavía no haya comenzado, en los casos en que la información sobre infracciones haya sido obtenida durante el proceso de selección o de negociación precontractual.

4. Iniciación del procedimiento

• Formas de presentación de la información

La información puede comunicarse a RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L de forma anónima o no anónima. En otro caso, se reservará la identidad del informante de forma confidencial y quedará limitada al conocimiento del Responsable del Sistema Interno de Información de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L.

La persona informante podrá presentar la denuncia, a través de los siguientes medios:

1. Por escrito. A través de correo postal o a través de cualquier medio electrónico habilitado al efecto.

• Por correo postal.Remitiendo la denuncia y en su caso, la documentación que aporte, en la siguiente dirección:

Responsable del Sistema Interno de Información.

RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L

C/ Urb. Torre del Campo s/n 04114 Níjar (Almería)

• En línea.Mediante el acceso al Canal Interno de Información de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L:  https://canaldenuncias.almeriacalidad.com/ 

1. Por vía telefónica o a través de un sistema de mensajería de voz.
2. Solicitando reunión presencial mediante el Canal Interno de Información de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L.

La información se comunicará a través del Canal Interno de Información mediante la aplicación electrónica específica para tal fin, identificada y accesible desde la página web de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L. La aplicación electrónica permite la realización de comunicaciones escritas o verbales. Las informaciones recibidas por cualquier otro medio en RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L, relacionadas con el objeto de Ley 2/2023 se remitirán al Canal Interno de Información bajo la administración del Responsable del Sistema Interno de Información de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L. Se garantizará la confidencialidad cuando la comunicación sea remitida por canales de denuncia que no sean los establecidos o a miembros del personal no responsable de su tratamiento, al que se habrá formado en esta materia y advertido de la tipificación como infracción muy grave de su quebranto.

A solicitud del informante, también podrá presentarse mediante una reunión presencial que tendrá lugar en un plazo máximo de siete días.

En su caso, se advertirá al informante de que la comunicación será grabada y se le informará del tratamiento de sus datos de acuerdo con lo que establecen el RGPD y la LOPDPGDD.

Al presentar la información, el informante deberá indicar un domicilio, correo electrónico, o lugar seguro a efectos de recibir notificaciones, salvo que renuncie expresamente a la recepción de cualquier comunicación de actuaciones llevadas a cabo por el Responsable del Sistema Interno de Información como consecuencia de la información.

En caso de comunicación verbal, incluidas las realizadas a través de reunión presencial, el Responsable del Sistema Interno de Información deberá documentarla de alguna de las maneras siguientes:

1. Mediante una grabación de la conversación en un formato seguro, duradero y accesible, o
2. A través de una transcripción completa y exacta de la conversación realizada por el personal responsable de tratarla.

Sin perjuicio de los derechos que le corresponden de acuerdo a la normativa de protección de datos personales, se ofrecerá al informante la oportunidad de comprobar, rectificar y aceptar mediante su firma la transcripción del mensaje.

• Registro en el Sistema Interno de información

Presentada la información, se procederá a anotarla en el Libro- Registro de comunicaciones recibidas e investigaciones internas llevadas a cabo, mediante la asignación de un código de identificación, que estará contenido en una base de datos segura y de acceso restringido exclusivamente al Responsable del Sistema Interno de Información de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L convenientemente autorizado, en el que se registrarán todas las comunicaciones recibidas con los siguientes datos:

1. Fecha de recepción.
2. Código de identificación.
3. Actuaciones desarrolladas.
4. Medidas adoptadas.
5. Fecha de cierre.

• Acuse de recibo

Recibida la información, en un plazo no superior 7 días naturales desde dicha recepción, se procederá a acusar recibo al informante, a menos que expresamente haya renunciado a recibir comunicaciones relativas a la investigación o que el Responsable del Sistema Interno de Información de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L considere razonablemente que el acuse de recibo de la información comprometería la protección de la identidad del informante.

5. Canales externos de información

Además de utilizar el Canal Interno de Información de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L que se desarrolla en este documento, toda persona física que lo desee puede presentar su información a través de:

• Canal externo de información de la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.), al que la Ley dedica el Título III. (En la actualidad pendiente de que éste sea habilitado)
• Canal Externo de Denuncias de la Oficina Andaluza contra el Fraude y la Corrupción: https://buzon.antifraudeandalucia.es.
• Canal de denuncias del Mecanismo para la Recuperación y Resiliencia:

https://planderecuperacion.gob.es/buzon-antifraude-canal-de-denuncias-del-mecanismo-para-la-recuperacion-y-resiliencia

Página web por la que se accede al buzón antifraude en relación con la utilización de fondos de recuperación europeos.

6. Información sobre los derechos que asisten a la persona informante

Los derechos de la persona informante se encuentran en la página web de RESIDENCIA SAN RAFAEL, S. L, accesible en el siguiente enlace: https://www.derechos.almeriacalidad.com 

7. Análisis preliminar y resultado

Registrada la información, el Responsable del Canal Interno de Información deberá comprobar si aquella expone hechos o conductas que se encuentran dentro del ámbito material y personal de aplicación de los artículos 2 y 3 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero.

A tales efectos, el Responsable del Sistema, (Siempre que el informante no haya ejercitado el derecho a la renuncia de comunicarse con el Responsable del Sistema), podrá requerir al informante la subsanación o la aportación de información adicional, en un plazo no superior a 7 días, informándole de las consecuencias de no cumplir el requerimiento.

Realizado este análisis preliminar, el responsable del Canal Interno de Información decidirá, en un plazo que no podrá ser superior a diez días hábiles desde la comunicación:

1. Inadmitir la comunicación, en alguno de los siguientes casos:
2. Cuando los hechos relatados carezcan de toda verosimilitud.
3. Cuando los hechos relatados no sean constitutivos de infracción del ordenamiento jurídico incluida en el ámbito de aplicación del Canal.
4. Cuando la comunicación carezca manifiestamente de fundamento o existan, a juicio del responsable del Canal Interno de Información, indicios racionales de haberse obtenido mediante la comisión de un delito. En este último caso, además de la inadmisión, se remitirá al Ministerio Fiscal relación circunstanciada de los hechos que se estimen constitutivos de delito.
5. Cuando la comunicación no contenga información nueva y significativa sobre infracciones en comparación con una comunicación anterior respecto de la cual han concluido los correspondientes procedimientos, a menos que se den nuevas circunstancias de hecho o de derecho que justifiquen un seguimiento distinto. En estos casos, el responsable del Canal Interno de Información notificará la resolución de manera motivada.

La inadmisión se comunicará al informante dentro de los cinco días hábiles siguientes a la decisión, salvo que la comunicación fuera anónima o la persona informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.

• Admitir a trámite la comunicación.

La admisión a trámite se comunicará al informante dentro de los cinco días hábiles siguientes a la decisión, salvo que la comunicación fuera anónima o la persona informante hubiera renunciado a recibir comunicaciones.

• Remitir con carácter inmediato la información al Ministerio Fiscal cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito o a la Fiscalía Europea en el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea.

• Remitir la comunicación a la autoridad, entidad u organismo que se considere competente para su tramitación.

8. Instrucción

• Actuaciones durante la fase de instrucción

La instrucción comprenderá todas aquellas actuaciones encaminadas a comprobar la verosimilitud de los hechos relatados.

El Responsable del Sistema Interno de Información podrá mantener comunicación con la persona informante y solicitarle información adicional, salvo que ésta hubiera renunciado a recibir comunicaciones una vez realizada la denuncia.

Se respetarán las disposiciones sobre protección de datos personales.

Se remitirá la información al Ministerio Fiscal con carácter inmediato cuando los hechos pudieran ser indiciariamente constitutivos de delito. En el caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, se remitirá a la Fiscalía Europea.

• Actuaciones para la protección y apoyo a la persona que informa de las irregularidades

Se garantizará en todo momento la protección a las personas que informen de las irregularidades frente a posibles perjuicios derivados de la comunicación de la información.

La protección implica dar todos los pasos razonables para evitar que se produzca un perjuicio o para contener un perjuicio ya identificado o para evitar un daño mayor.

• Actuaciones para la garantía de derechos de la persona afectada por la información

Una vez admitida a trámite la comunicación, la persona afectada deberá ser informada por escrito:

1. De las acciones u omisiones que se le atribuyen. No obstante, en ningún caso se comunicará a los sujetos afectados la identidad de la persona informante ni se dará acceso a la comunicación.
2. De su derecho a la presunción de inocencia.
3. De su derecho a la protección al honor, mediante la preservación de su identidad y la garantía de la confidencialidad de los hechos y datos del procedimiento.
4. De su derecho a ser oída y a presentar alegaciones por escrito en cualquier momento del procedimiento.
5. Del tratamiento de sus datos personales.

Dicha información tendrá lugar en el tiempo y forma que se considere adecuado para garantizar el buen fin de la investigación.

La instrucción podrá comprender, una entrevista con la persona afectada en la que, siempre con absoluto respeto a la presunción de inocencia, se le invitará a exponer su versión de los hechos y a aportar la documentación que estime adecuada y pertinente.

La persona afectada tendrá acceso al expediente sin revelar información que pudiera identificar a la persona informante, pudiendo ser oída en cualquier momento.

• Obligación de colaboración

Todas las personas naturales o jurídicas, privadas o públicas, deberán colaborar con el Responsable del Sistema Interno de Información en el cumplimiento de sus funciones.

9. Terminación de las actuaciones

El plazo máximo para dar respuesta a las actuaciones de investigación no podrá ser superior a tres meses a contar desde la recepción de la comunicación o, si no se remitió un acuse de recibo a la persona informante, a tres meses a partir del vencimiento del plazo de siete días naturales después de efectuarse la comunicación. No obstante, en casos de especial complejidad que así lo requieran el plazo para dar respuesta a las actuaciones de investigación podrá extenderse hasta un máximo de otros tres meses adicionales.

Concluidas todas las actuaciones, el Responsable del Canal Interno de Información emitirá un informe que contendrá al menos:

1. La exposición de los hechos relatados junto con la información de registro de la comunicación.
2. Las actuaciones realizadas con el fin de comprobar la verosimilitud de los hechos.
3. Las conclusiones alcanzadas en la instrucción y valoración de los hechos y los indicios que las sustentan.

El informe será remitido a la Dirección a fin de que adopte alguna de las decisiones siguientes:

• Archivo del expediente, que será notificado a la persona informante y a la persona afectada. En estos supuestos, la persona informante tendrá derecho a la protección prevista en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, salvo que se concluyera en la instrucción que la información debería haber sido inadmitida por concurrir alguna de las causas previstas en el artículo 18.2.a).
• Remisión al Ministerio Fiscal si, pese a no apreciar inicialmente indicios de que los hechos pudieran revestir el carácter de delito, así resultase del curso de la instrucción. Si el delito afectase a los intereses financieros de la Unión Europea, lo remitirá a la Fiscalía Europea.
• Traslado de todo lo actuado a la autoridad u organismo que se considere competente para su tramitación, de acuerdo según lo previsto en el artículo 18.2.d)
• Acordar la iniciación de procedimiento disciplinario.

Estas decisiones no serán recurribles en vía administrativa ni en vía contencioso-administrativa, sin perjuicio del recurso administrativo o contencioso-administrativo que pudiera interponerse frente a la eventual resolución que ponga fin al procedimiento disciplinario que pudiera incoarse con ocasión de los hechos relatados.

10. Información sobre protección de datos personales

Los tratamientos de datos personales que se deriven de la aplicación de la Ley 2/2023 se regirán por lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo, de 27 de abril de 2016, en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales, en la Ley Orgánica 7/2021, de 26 de mayo, de protección de datos personales tratados para fines de prevención, detección, investigación y enjuiciamiento de infracciones penales y de ejecución de sanciones penales.

Los datos de carácter personal facilitados por el informante y los obtenidos de los procedimientos de investigación interna, serán tratados para ser incorporados al Sistema Interno de Información de protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción previsto en la Ley 2/2023, de 20 de febrero, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción.

La finalidad del tratamiento: es la protección a las personas que, en un contexto laboral o profesional, detecten posibles infracciones y las comuniquen mediante los mecanismos regulados en la citada norma legal.

La identidad del informante será en todo caso reservada, y no se comunicará a las personas a las que se refieren los hechos relatados ni a terceros. Solo podrá ser comunicada a la Autoridad judicial, al Ministerio Fiscal o a la Autoridad administrativa competente en el marco de una investigación penal, disciplinaria o sancionadora. Las revelaciones hechas en virtud de este apartado estarán sujetas a salvaguardas establecidas en la normativa aplicable. En estos casos, con carácter previo a revelar su identidad, se remitirá al informante un escrito explicando los motivos de la revelación, salvo que dicha información pudiera comprometer la investigación o el procedimiento judicial.

Los datos personales obtenidos de las informaciones recibidas y aquellos que tengan su origen en las investigaciones internas a que se refiere el apartado anterior solo se conservarán durante el período que sea necesario y proporcionado a efectos de cumplir con la finalidad para la que fueron recabados. En particular, se tendrá en cuenta lo previsto en los apartados 3 y 4 del artículo 32 de la Ley 2/2023, de 20 de febrero. En ningún caso podrán conservarse los datos por un período superior a diez años.

Categoría de datos objeto de tratamiento: datos identificativos (nombre y apellidos, Dni/ Nif/ Documento identificativo, dirección postal o electrónica, nº de teléfono y firma), otros datos (los recogidos en la denuncia), profesionales del informante, afectado y terceros investigados. También podrán ser objeto de tratamiento los datos sujetos a categorías especiales por razones de un interés público esencial, en los términos previstos en el art. 30.5 de la Ley 2/2023.

Origen de los datos: el informante, quien realice una revelación pública que los aporte en el curso de la investigación para el esclarecimiento de los hechos informados.

Puede ejercer sus derechos de acceso (a solicitar el acceso a los datos personales y a determinada información sobre el tratamiento, fines, categoría de datos tratados y destinatarios, entre otros aspectos), rectificación (rectificación de datos inexactos), supresión (supresión de los mismos cuando, entre otros motivos, éstos ya no sean necesarios para los fines para los que fueron recogidos), oposición (tiene derecho a oponerse al tratamiento de sus datos, en cualquier momento, por motivos relacionados con su situación particular), limitación del tratamiento (limitación de sus datos personales, siendo éstos únicamente tratados para el ejercicio o la defensa de reclamaciones, acompañando copia de su Dni o documento identificativo equivalente en Urb. Torre del Campo s/n 04114 Nijar (Almería). Cuando no haya obtenido satisfacción en el ejercicio de sus derechos, tiene derecho a presentar reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos, cuyos datos de contacto son los siguientes: C/ Jorge Juan, 6 – 28001 Madrid Teléfonos: 901 10 00 99/ 912 66 35 17.